8月7日は第58回『ロジかわ会』。
今日から3連休、いや、お盆休みに入られた方も多いのではないでしょうか。
私は通常運転ですが、3連休ってだけでも心にゆとりが持てますね。
さて、今回は先月から3回にわたりお届けする「時間管理術講座」の2回目。
3回講座ではありますが、単発でも「ついていけない」とう問題がないよう、ばっちり前回の振り返りから始めてくださいました。
詳細は前回をご覧いただくとして……
●前回のレポート
http://logikawa.jp/news/3253/
さっそく本題に参りましょう！
まずはおなじみ、アイスブレイクから。
日々の生活でこれはちょっと無駄だなと思う時間を振り返ってみてください！
無駄な時間……
どうですか？ 思い浮かびますか？
正直、私は困りました。
たとえば、「通勤時間」など例をあげてくれたのですが、通勤時間は読書タイムで無駄じゃないし……
と思うと、何が無駄なんだ！？ ってね。
それで、「生産性がない」と思うことでピックアップしてみました。
・書類をファイルしている時間
・髪をドライヤーで乾かしている時間
・届いたメールを集中せずに読んでいる時間（頭に入ってきていない）
でも、なんか書き出してみたものの、「無駄」と言ってしまってよいものか？
という葛藤もありました。
3番目以外は、必要なことですからね。
では、他のみんなはどうだったんだろう？
ネットサーフィン
報告だけの会議
PCフリーズしている時間
寝る前のスマホ時間
メール削除
システム環境の悪さでの待ち時間
意見の出ない会議
Youtube
都度都度の買い出し
文房具類を探しているとき
テレビをぼーっとみてしまうとき
わっかる〜〜〜！！！
1分では出てこなかったけれど、どれも「あるある、そうそう」ってものばかり。
ネット環境が悪いときの待ち時間はほんと「無駄」って思います。
個人的に、予測がつく待ち時間なら、代替の何かで補完するんですが、
ネット環境が悪いは、予測していないとかなりイラっとするポイント。
その際、どれだけ瞬時に、頭を切り替えて「無駄」にしないようにできるか？
不測の事態にあわあわしない能力、大切ですね。
3つのM（だらり）の法則
1）ムダ（無駄）
→ 付加価値を生まない作業のこと
目的＜手段
2）ムラ
→ ムダやムリが発生し、バラついている状態。1日の中でもムラが発生する
3）ムリ（無理）
→ 負担が能力を上回っている状況
手段＜目的
理想は、3つのM（ムダ・ムラ・ムリ）をなくして効率をあげる！
目的＝手段
目的を明確にすることが大切なんですね。
そのためには、できるだけ”定量化”することです。
ワーク：ムダやムリの原因を追求してみよう！
ロジックツリー（Whyツリー）をつくってみよう！
そうすることで「ムダ・ムリ・ムラ」が発生するボトルネックがみえてきます。
まず、初めにテーマを決めます。
アイスブレイクで「ムダ」だと思ったことでもいいんですが、私はこの問いを受けて降りてきたことがあったので、それをテーマにしました。
ズバリ、
「電話が長い」です。
仕事中に、電話でやりとりすることは多いです。
そのとき、必ず電話が長くなる人がいます。
プライベートだったら良いかもしれませんが、仕事に支障がでるレベルだとよろしくないですよね。
そこで、心苦しかったですが「ムダな時間」と思い、ロジックツリーで分析してみました。
これが……難しい。
ただここで気づけたことは、
「相手は電話の方が話が速いと思っている。ゆえに、頭を整理もせずに電話をしてきてしまう」
ということです。
メールで書くとなると、相手に伝わる文章を必死に考えますよね。
でも電話だと、そこまで考えがまとまっていなくても、話し始めてしまう。
本人も気づいていないところで、逆に時間がかかっている、という事実。
そして、電話だと、雑談したりもあり、コミュニケーションとしては良いと思いますが、
仕事の効率化でいうと実は悪いのかも。（使いようですがね）
自分を振り返ったとき、なんとなく空気を乱したくないから、話を切る勇気が持てずに、
同調して話を長引かせてしまうことが多い気がします。
絶対的な正解はないと思いますが、その辺は、仕事に支障がでないよう、しっかりやるべきだと痛感。
課題として今回取り上げて、自分を見つめ直すきっかけにもなったし、
相手がどういうつもりなのか？ というところまで思いを馳せることができたのは、本当に貴重でした。
ムダをなくして作業効率をあげるポイント！
★考える時間と作業時間を分ける
たとえば、
にんじんを切りながら「今日何作ろうかな……」と考えるのと、
何を作るのか決まってから「にんじんを切る」のとでは、作業効率が変わってくることは明白ですよね。
何かを行うとき、終えるところまでの道筋がみえていることって、とっても重要だと思うんです。
マインド的にも、作業効率的にも。
料理でいうと、私はかなり「効率化」を意識しています。
毎回ほぼ、料理が仕上がるタイミングでシンクに洗い物は残っていません。
料理をする過程で、絶対おとずれる「空白の時間」。
ほんの1分であっても、その間に洗い物をします。
正直、探し物をするムダや、迷って悩むムダなんてしょっちゅうですが、
料理に関してだけは、効率的かな、なんて自負しています。
自分ではコントロールできない、他人が関係してくる場合
★人との予定を約束するとき（アポイントをとるとき）
「いつでもいいよ」と言わない！
具体的な日程や時間の選択肢をだしましょう！
これは個人的に1番刺さった言葉。
たとえば休日に、「この本を読もう」「この映画みよう」って、自分なりの計画を立てていたとします。
でも、誰かからオファーがあったとき、「あ、いいよ」って自分の予定を無視して、上書きしていませんか？
自分だけで決めた予定は、「どうにでもなる」って思いがち。
実際、どうにでもなりますからね。自分の問題ですから。
だけれど、常にそういうスタンスでいると、自分が本来大切にしたい時間がうばわれてしまう。
もちろん、ご縁は大切ですから、頑なに「読書って決めた時間なんでムリです！」って答えることがよいとは思いませんが、すべて相手に合わせてしまう必要もない、ということに気づかせてもらいました。
「いつ空いてる？」って言われたとき、明日読みたいと決めていた本があるのなら、明日以外を候補にあげればいい。
「自分予定」をもっと大切にしないと、一向にやりたいことはできないです。
（だから積読になるんです、ハイ）
もっと自分時間を大切にしよう、したい、って思わせてもらいました。
今回いちの収穫かもしれません。
仕事で工夫している作業効率UP・時間管理はありますか？
同じ仕事をしていたら、無意識にも改善していたことってあると思うんです。
でも、それって本当に無意識のうちに習慣化されていたりするから、なかなか自分では気づけなかったりするんですよね。
でも、絶対みなさんあるんです。
それをしっかり考えて、みんなにシェアしようって時間です。
正直、「ん？ なんだろう」とは思いましたが、なつみ先生の「よーい、スタート」を聞くと、やっぱり集中力が違いますね。
あ、そういえば……とこんな2つが浮上しました。
・テレワークで上司に業務内容報告をするのがルーチンになり、抜け漏れがなくなった
（今日やった業務、明日やる予定の業務、備忘録を毎日確認するのは大事）
・事務指導標の見直しをしたおかげで、オリジナルで業務を行う人がいなくなった
この2つは直近のことですぐに浮上したのですが、まだまだ考えたらでてきそうです。
この、考えて自分で気づく、ということが本当に大切だと感じます。
それでは、みなさんの作業効率UP法をご紹介。
会議等のスケジュールはすべてアラームセット
テレワークによりFAX廃止。電子化となり、配る時間がなくなった
なつみ先生の教えをうけ、資料作りでも時間を区切るようになったことで、不要なことを考えなくなった
営業アポを取る時間を決めていることで、変な焦りがなくなった
ロジかわ会に参加するようになり、”1分、2分で考えるという癖が身につき、資料作りも段階的に時間を区切って考えるようになった”という方にはかなり刺激をもらいました。
上司にも、「3分お時間いただけますか？」など、時間を考えて話にいくようになったとか。
かれこれ5年弱？ このロジかわ会で学んでいますが、私はどれだけ実践できているのだろうか？ と我が身を振り返るきっかけになりました。
そして、本当にどんな小さなことでも作業効率UPにつながる。
そこにどれだけ意識を向けて改善しようと思えるか？ にかかっているんだな、と痛感しました。
最後に気づき・感想のシェアです。
なつみ先生から、できれば、「こうしていきたい」と宣言もできるとよいですね、とありました。
仕事のやりすぎも無駄のうち
会議中に要点をまとめる！
仕事のルール化をする
力づくでやらない、他のやり方を探してやってみる
ダラリの法則のフレームワーク‥仕事や家庭とわけてするとよいと思った
みんなの発言は勉強になる
Outlookのマニュアルを面倒くさがらずに、読んで設定を最適化します！
毎回思うのが、ロジかわ会でこういう振り返りができることが本当にありがたい
業種・業界は違う方々から色々話がきけるのも非常にありがたい
さて、私の宣言。
「自分時間を安売りしない（大切にする）」
「時間を区切って考えるを徹底する」
これかな。
人間てすぐに忘れます。
だからこそ、こうしてレポートにしてあらためて宣言できることは本当にありがたいと思う。
それでも忘れるのが人間ですからね。
ときおりレポートを読み返してみるのもいいかな、なんて思いました。
次回のご案内
時間管理術講座。
（web開催）
全3回コースですが、単発でも参加可能です。
※セットでお申し込みされた方は、第一回目の動画がご視聴できます
■ 2021年9月18日（土）10:30～12:00
お申込み方法：ロジかわ会HPより↓↓
（文責：菅 沙絵）
