9月18日は第59回『ロジかわ会』。
今日から3連休ですね。
とはいえ、外出の予定も立てにくいし、テレワークをしていると、お家時間が必然的に長くなり、「お休みだ〜！！」という気分になれないのは、私だけでしょうか？
ちょっぴり寂しくも思うのですが、それで得られた恩恵に最近はとても感謝しています。
それが、日常化した「オンライン講座」。
オンライン講座を受けている時間は、私にとって心から「有意義」と思えます。
ロジかわ講座はとくに、毎回ワークの時間が多いので、「ふだん使いの実践」が身について、ものすごく葛藤もしますが、気持ちがいい。
今回も、かなり実践的で、頭をフル回転させました。
3回にわたりお届けしてきた「時間管理術講座」の最終回。
3回講座ではありますが、単発でも「ついていけない」とう問題がないよう、ばっちり前回の振り返りから始めてくださいました。
詳細は1.2回目のレポートをご覧いただくとして……
●1回目のレポート
http://logikawa.jp/news/3253/
●2回目のレポート
http://logikawa.jp/news/3270/
さっそく本題に参りましょう！
まずはおなじみ、アイスブレイクから。
時間管理能力をアップさせて、どうなりたいですか？
「時間は命」とも言われるほどですから、時間管理ってめちゃくちゃ重要だとみなさん感じているはず。
けれど、ちゃんと目的もってますか？ ということですよね。
こうして「問い」をもらって、はじめて、私は考えました。
それですぐに出てきたのが、
「娯楽と思える時間をとりたい」
です。
私が思っている娯楽とは、
ーーーーーー
・小説を読む
・漫画を読む
・映画・ドラマをみる
ーーーーーー
こんなところでしょうか。
現状、「やるべきこと」がスッキリしていることはないので、映画とかみちゃうんですが、なんか罪悪感があったりします。
とはいえ、最近おもっているのは、「映画や小説から得られることってかなり大きい」なんですよね。
今までの人生でもそうだったし、感情が触れて気づくことってものすごくあって、それは知識を得るのとはまた違う次元でとっても大切なんじゃないか、って。
だから、娯楽と思って罪悪感を覚えず、ちゃんと取り入れていこう、って今レポートを書いていて思いました。レポート書く機会をいただけてありがとう。
では、他のみなさんはどうだったのでしょうか？
仕事を効率よく進めて、もっとたくさんの仕事をしたい
まったりする時間を増やしたい
勉強に使う時間を増やしたい
ギターを弾いたり、山走ったり、人とお食事に行ったり、そういう時間を増やしたい
まったりしすぎなので、目的を持った時間を過ごしたい
何もすることがないのんびりする時間が欲しい
残業のない生活・読書の時間・入浴タイム・リフレッシュ時間・自分を見つめる時間
ほんと面白い。すごく個性が出ていますよね。
仕事をもっとしたい！ という人もいれば、まったりしたい人もいる。
求めるものって、本当に人ぞれぞれです。
あなたはどうですか？
それではいよいよワークに入りましょう！
今回はかなり実践的で、考えました。
こんなとき、どうする？
ーーーーーーー
あなたは、入社7年目の営業事務。
中間管理職でもあり、後輩の指導も行っている。
同じ部署の営業担当はもちろん、
他部署からも頼りにされている。
仕事は営業担当と連携で進めていますが、契約書類の作成や裏方業務、お客様と直接電話やメールでやり取りをすることもある。
ある月曜の朝。
出社すると、上司から電話があり「代理で本日9時から1日研修に参加して欲しい」と言われた。
さらに、会社全体でシステムトラブルがおき、9時以降はメールが利用できなくなるとのこと。
現在、朝8時45分。55分には移動する必要がある。
未読メール15通。
さて、あなたはどう処理しますか？
ーーーーーーー
この問いを受けて、私がすぐに何を感じたのかというと、
管理職ではないものの、普段の業務にかなり近いということ。
やったるで！ という気持ちで、15通のメールに挑みました。
15通のメール内容
1，システム部よりメールの利用が9時以降できなくなるお知らせ（再開目途不明）
2，部署のトップ（取締役）より明日のランチのお誘い（今日は一日社外で連絡がとれない）
3，お客様Aより先週契約した書類の質問（営業担当B宛のメールでｃｃに入っていた）
4，営業担当Ｂより３のメールの質問確認（質問の回答については答えることができる）
5，福利厚生委員会からのアンケート（回答期限が今日まで）
6，ホームページに新規問い合わせ（最初の窓口連絡として後輩に対応依頼する予定）
7，営業担当Ｄより仕事の相談
8，「出社したら至急、携帯に連絡ください」というタイトルの営業担当Ｅ（直行で外出中）
9．後輩からランチで仕事の相談をしたいというメール（具体的な日程はない）
10，人事部より社内研修の案内メール（以前から参加したい内容で先着10名と記載あり）
11，他部署の同僚より営業担当Ｆの契約書類にミスがあったので注意連絡（担当ではない）
12，後輩Ｇより資料の確認依頼（明日の朝までに返信がほしい）
13，直上司より本日の研修の代理出席のお願いと感想依頼（直上司が急遽欠勤）
14，隣部署のＨより、お客様Ｉから朝一に電話があり折り返しさせると伝えたとメール
15，提携先のパートナー企業から午前中に連絡がほしいというメール（昼休みまで外部と連絡がとれない厳しい研修）
菅沙絵はどうしたか
1，システム部よりメールの利用が9時以降できなくなるお知らせ（再開目途不明）
→ スルー
2，部署のトップ（取締役）より明日のランチのお誘い（今日は一日社外で連絡がとれない）
→ 研修後対応
3，お客様Aより先週契約した書類の質問（営業担当B宛のメールでｃｃに入っていた）
→ 一旦見送り
4，営業担当Ｂより３のメールの質問確認（質問の回答については答えることができる）
→ 答えるメールをする
5，福利厚生委員会からのアンケート（回答期限が今日まで）
→ 研修後対応
6，ホームページに新規問い合わせ（最初の窓口連絡として後輩に対応依頼する予定）
→ 後輩に依頼メールする
7，営業担当Ｄより仕事の相談
→ 研修後対応
8，「出社したら至急、携帯に連絡ください」というタイトルの営業担当Ｅ（直行で外出中）
→ 電話する（3番目）
9．後輩からランチで仕事の相談をしたいというメール（具体的な日程はない）
→ 研修後対応
10，人事部より社内研修の案内メール（以前から参加したい内容で先着10名と記載あり）
→ 研修後対応
11，他部署の同僚より営業担当Ｆの契約書類にミスがあったので注意連絡（担当ではない）
→ 研修後対応
12，後輩Ｇより資料の確認依頼（明日の朝までに返信がほしい）
→ 研修後対応
13，直上司より本日の研修の代理出席のお願いと感想依頼（直上司が急遽欠勤）
→ 研修後対応
14，隣部署のＨより、お客様Ｉから朝一に電話があり折り返しさせると伝えたとメール
→ 電話する（1番目）
15，提携先のパートナー企業から午前中に連絡がほしいというメール（昼休みまで外部と連絡がとれない厳しい研修）
→ 電話する（2番目）
ーーーーーーー
私の処理の仕方は、まずタイトルの印象で優先順位が高そうなのから開きます。（時間が限られている前提）
「電話が欲しい」系は、すべてかけます。（失礼ながらも、電話しながらもメール処理はする。もちろん、時間がないことアピール。2分しか話せないとか言う。でも、要件を聞く姿勢があること、大切にしていることは伝える）
この10分間でやることを整理すると、
ーーーー
・電話3件する。
・営業担当Ｂより３のメールの質問確認に回答する
・ホームページの新規問い合わせのメール対応を後輩にお願いする
ーーーー
ですね。
電話はおそらく、時間がない感もめっちゃだすので、すぐに切りますが、これをスルーする選択肢は私にはなかったです。
メール対応で、2名だけするのは、早くした方がよさそうな案件だから、ってところです。
他は、なんとかなる。
では、他のみなさんはどうだったのでしょうか？
今スピーディーにやらないと、後々面倒になりそうなものを優先する
上司が第一なところがあるので、それを優先する
メールを印刷して仕事をふる
ここにも個性がでますよね。
人を巻き込むか、自分で完結するか。
そこで、なつみ先生から問いかけがありました。
優先順位、どうやってつけましたか？
私の場合、一番は「相手が不安にならないかどうか」。
連絡がないことで、相手に心配させてしまうことが、私は一番の気がかりです。
だから内容もそうですが、「後輩からの相談」とかも、もしかしたら人によって変わるかな……と思っています。
すごく気にしちゃいそうな子なら、ひとこと、「メールありがとう！ 嬉しかったよ。ぜひランチいこう！ いま急な研修が入って時間ないから、詳細はまた後でメールするね！」みたいには入れるかなぁ。
これも考えてみると、数十秒でできるんですよね。
そう考えると、もっとできることってある気がしますね。
ここで、なつみ先生から大切な問いかけがありました。
ふだんの仕事では、どうでしょうか？
私の気づきをいうと、
・「せっかちなので、そこまで変わらない」
・「メール処理の優先順位が高い」
・「人と関わる仕事を優先する」
正直、かなりせっかちです、私。
メールとか放置しておけなくて、頼まれたことには、まずワンステップは踏みたい。
考える時間が必要なら、「考える時間が必要なので、まとまったらメールします」とか。
それで気づかされたのが、これですよ。はい。
積み上げ思考？ 逆算思考？ 3つの視点とは？
【積み上げ思考】
「今できることは何か？」常に「今」に焦点が当たっている。
つまり、重要かつ緊急のこと、重要でないが緊急のことに常に追われる。
【逆算思考】
「結果のために何をすべきか？」
先にゴールを設定し、そのゴールから逆算して必要なプロセスを計算し、計算通りに行動することで、最短距離でゴールにたどり着くための思考法。
【鳥の目・魚の目・虫の目】
・鳥の目：鳥のように空を飛んで俯瞰すること
・魚の目・魚のように潮の流れにのって泳ぐこと
・虫の目：虫のように細部に近づいて見つめること
どれが正しいというわけではない。
同じ物事を、いろんな角度や考え方で「見直す」ことが大切なんですね。
それで気づいたのが、私は「積み上げ思考」が強いってこと。
「今やんなきゃ」はかなりありますね。「これ2分以内でできるよね」はすぐにやりますし、やるべきことが残っているのが嫌なんです。
ただ、本当にキャリアアップするためのこと、逆算思考はできていないし、できた方がいいのはわかっています。
その辺を今一度見つめ直そう、なんて思えたのも、本当にありがたいところです。
上司との面談が、来週にあるので、そこでしっかり伝えよう、と改めて決意しました。
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■ 2021年10月16日（土）10:30～12:00
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（文責：菅 沙絵）
